Workhacks.nl - Slimme tips om te overleven op de werkvloer

Meer en meer mensen laten op verschillende plekken op het internet dagelijks sporen achter. We plaatsen foto's op Flickr, interageren met onze vrienden op Hyves of Facebook, posten een videobestand op Youtube, schrijven op onze blog, luisteren naar muziek via Life.fm en laten af en toe de wereld weten wat er in ons hoofd speelt via Twitter. Daarom is er in het recente verleden heel wat enthousiasme ontstaan rond zogenaamde lifestreaming applicaties. Dit zijn websites die een online archief bijhouden van iemand's dagelijkse activiteiten. Lifestream websites aggregeren alle veranderingen die je aanbrengt op je favoriete platformen en brengt deze netjes samen op één pagina. Aan jou om te beslissen met wie je die data wil delen.

De meest populaire lifestreaming applicaties vandaag zijn Tumblr en het recent door Google gekochte Jaiku.

In de serie van slimme workhacks van webexperts vandaag een top bijdrage van blogger Piet Hadermann. Zie ook zijn blog op http://www.hadermann.be/blog/.

Tool 1.
Launchy: http://www.launchy.net/ app om sneller zaken op te starten en zo. Ik druk bv alt-space fi <enter> en firefox start op. Vindt ook bvb je bookmarks en zo. Alt-space g <enter> bijvoorbeeld opent bij mij gmail in firefox omdat ik een 'gmail' bookmark heb. Er zijn ook launchy alternatieven voor mac en linux.

Tool 2.
Moet je je concentreren ? Zet email en IM af, zet je gsm stil,... Spreek een signaal af met je collega's wanneer ze je enkel mogen storen als het hoogdringend is (koptelefoon op, of koptelefoon op monitor, sjaal op bureau of naast monitor,...).
Heb je een job waarbij je 'in de flow' moet geraken (ontwikkelaar/programmeur ofzo): laat iets onafgewerkt als je stopt, zo heb je de volgende dag (of in de namiddag of wat dan ook) direkt een vertrekpunt en geraak je makkelijker terug 'in de flow' dan wanneer je met iets nieuws moet beginnen.

Tool 3.
2e monitor: Weinig mensen die dit nog niet hebben geprobeerd begrijpen het nut ervan. Een 2e monitor heeft niet zelfde effect als 1 grote monitor. Er is enorm veel info over op google te vinden... vb: http://research.microsoft.com/displayArticle.aspx?id=433 spreekt over 9-50% toename in productiviteit. Als je werkgever dat negeert denk dan nog maar eens 2 keer na of je er wilt blijven werken.

Tool 4.
Google notebooks: http://www.google.com/notebook niet zo bekend als de andere google apps. Heeft een handige plugin voor firefox integratie en snel starten vanuit firefox... en wie heeft er niet altijd een browser openstaan ? Vind je ergens interessante info tijdens surfen: selecteer het met je muis, klik op het notebooks logo en voila! Het staan erin!
Ik gebruik dit ook voor adressen en (vakantie)lijstjes, informatie die ik regelmatig nodig heb maar steeds vergeet enzo. Natuurlijk ook zonder de plugin te gebruiken dus van overal waar er internet is te raadplegen.

Tool 5.
Ik heb ook 2 icons op mijn toolbar onderaan: 1 icon opent een 'todo' lijst, ongeveer gerangschikt volgens het GTD principe. Ik heb talloze GTD tools getest, maar wat uiteindelijk beste werkt voor mij is textfile (editeren via vim). 2e icon opent ook een editor (vim), maar na sluiten wordt er een datum boven text geplakt en vooraan aan een grote file toegevoegd. Dit gebruik ik voor snelle ideeen/notes die ik niet wil vergeten.

Alweer een 6e blogpost in de serie van slimme workhacks van webexperts. Dit keer drie slimme workhacks van Arnoud Engelfriet. Arnoud is IT-jurist en beheerder van iusmentis.com met meer dan 350 artikelen over internetrecht, auteursrecht en meer.

Arnoud's top tools zijn:

1. Dragon NaturallySpeaking (tegenwoordig van Scansoft) http://www.scansoft.nl/naturallyspeaking/
Het beste spraakherkenningsprogramma ter wereld. Ik ben ermee begonnen vanwege RSI, maar ondertussen zou ik niet anders meer willen. Spreken tegen je computer is vele malen efficienter dan typen. Je doet e-mail met de snelheid van een telefoongesprek.

2. Copernic Desktop Search
Vroeger stopte ik alles netjes in mapjes, maar daar ben ik mee opgehouden.
Bestanden sla ik op met zo veel mogelijk trefwoorden in de bestandsnamen, en dan vind ik ze terug door te zoeken met Copernic. Dat is veel efficienter.
En bovendien niet zo privacygevoelig als Google Desktop.

3. De subjectregel
Om antwoord te geven op een mailtje, druk je op Reply en typ (dicteer) je je antwoord. Wat veel mensen vergeten, is de subjectregel even aan te passen.
Stop daar een samenvatting in van je antwoord, zodat de ontvanger zonder de mail aan te klikken kan zien wat hij mag verwachten. Als het antwoord in de subject past, zoals bij "ja, ik zal er zijn", stuur dan een mailtje zonder inhoud. Ik zet dan "(n/t)" aan het einde ("no text").

Om de afzender wel wat overzicht te geven, kun je het oorspronkelijke onderwerp (gedeeltelijk) intact laten. Zo kan hij je antwoord plaatsen.

In onze serie blogposts over workhacks vroegen wij Ruben Timmermans initiatief nemer van de populaire weblog www.usarchy.com (nr. 5 in de in de Marcom weblog top 100) om zijn workhacks te delen. Hieronder zijn slimme tips and tricks.

1) Geen koffie maar liters groene thee
Ik drink zo min mogelijk koffie omdat ik merk dat mijn creativiteit eronder lijdt. Ik kan me ook slechter op 1 ding focussen als ik koffie op heb, en ben meer geneigd veel kleine maar minder nuttige dingen te doen. Soms is koffie echter wel lekker om jezelf een KICK te geven (die krijg je ook echt als je niet veel koffie drinkt!). Je kunt dan in korte tijd een hoop dingen gedaan krijgen.

Maar het alternatief is voor mij groene thee. Niet in een theezakje, maar gewoon echte Japanse of Chinese groene thee die je zo in je (Gooooooooooogle) mok gooit. Je kunt er dan prima 3x thee van zetten, ik drink zo 4 of 5 koppen van een halve liter per dag. Ik krijg van groene thee ook al een kick, het is goed voor je spijsvertering en de hoeveelheden water die ik binnenkrijg zijn ook gezond volgens mij. En ook belangrijk: ik moet er vaker van naar de wc. Dus: meer bewegen en minder last van RSI!

2) Geen muis maar Launchy, Quicksilver en Firefox keywords
Er zitten waarschijnlijk honderden lettercombinaties in mijn hoofd. In minder dan een seconde start ik elk veelgebruikt programma of veelbezochte website op.

Launchy (voor Windows) en Quicksilver (voor Apple OSX) maken dit mogelijk, ze worden vaak application launchers genoemd maar kunnen oneindig veel meer.
Ik gebruik nooit meer de Windows taakbalk of de OSX Dock, eerlijk gezegd weet ik niet eens wat er allemaal instaat. Toets command-spatiebalk en daarna f voor Firefox, m voor Mail, ol voor Outlook, ad voor Adium (voor MSN en Gtalk op OSX) maar ook ’san’ voor Sander Janssen’s contactgegevens of ‘bela’ voor je map met alle belastingaangiftes.

Firefox kan ook zoiets. Door aan een bookmark een “keyword” te koppelen, kun je simpelweg dat keyword intikken in de adresbalk om de website op te starten. ‘usa’ voor mijn weblog, ‘ga’ voor Google AdWords, ‘gan’ voor Google Analytics, ‘rabo’ voor internetbankieren en ga zo maar door. Dit spaart veel tijd en vooral vermoeidende armbewegingen. Ik kies altijd voor een extra investering in tijd om iets te leren of te verbeteren, om dezelfde taak daarna iets sneller te kunnen doen.

3) Geen krant of TV maar Getting Things Done en weblogs over                     
    productiviteit
TV heb ik jaren geleden afgezworen en ook krantenabonnementen komen er niet meer in. Voor mij betekenen ze een loden last: je gaat ze teveel gebruiken, en die krant moet toch helemaal uit ookal is ‘ie niet echt interessant.

Mijn leesvoer bestaat, naast alles op professioneel vlak over marketing, ook uit blogs over productiviteit en “lifehacking”. 43 folders, Lifehacker, Lifehacking.nl en Steve Pavlina zijn mijn favorieten. Daarnaast ben ik fervent aanhanger van de Getting Things Done (GTD) methode. Daarvoor gebruik ik de applicatie Things.

4) Geen Microsoft office, kantoor en telefoon maar Google Docs, Zoho, Basecamp en Skype

Met mijn overstap naar Apple heb ik ook Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) afgezworen. Behalve duur zijn deze programma’s voor de meeste taken te zwaar en daardoor relatief traag en ingewikkeld. Ook is het moeilijk samenwerken door alle verschillende versies en zijn er tegenwoordig steeds meer mensen die een ander systeem dan Windows gebruiken en daardoor niet met jouw bestanden kunnen werken.

Mijn alternatieven zijn met name Google Docs (voor Word) en Zoho Spreadsheets (voor Excel).Google Spreadsheets is lang niet zo goed als die van Zoho helaas, maar de samenwerkingsmogelijkheden bij Google zijn wel erg goed geregeld. Bij Eduhub werken we samen met een vast team van 3 en daarnaast gemiddeld 4 freelancers. Elk document wat we gebruiken wordt op Google Docs of Zoho geplaatst.

Verder werken we samen in Basecamp, een online projectmanagement tool. Daarin houden we planningen en deadlines bij, en discussieren we over onze projecten.In plaats van de telefoon gebruiken we vooral Skype, want een gezamenlijk kantoor hebben we niet. Dat scheelt telefoonkosten en vooral reistijd, en zorgt ervoor dat mensen op hun eigen tijden kunnen werken in een omgeving die ze zelf inrichten.

Ruben Timmerman is initiatiefnemer van Eduhub, een vergelijkingssite voor trainingen en opleidingen. Daaronder ook veel  trainingen voor persoonlijke ontwikkeling.

Vandaag de slimme workhacks van Eduard De Wilde, zelfstandig consultant BrickmeetsByte B.V. en auteur van de weblog www.brickmeetsbyte.com. Zijn weblog staat momenteel op de 11e plek in de Marcom weblog top 100 (www.marketingfacts.nl/marcom100).

Tool 1: www.nozbe.com 

Een zeer handige werkplanner die is ingericht volgens de principes van Getting Things First. Een stuk overzichtelijker dan een normale to-do list. Bovendien kan je makkelijk ideeën onderweg ernaar toe mailen en daarna onder de juiste projecten filen. Ik draai elke dag mijn Next Actions list uit voor die dag en als ik die af heb is mijn dag ook af!

Tool 2: The 4 hour workweek. een boek van Thimoty Ferris
The 4 hour workweek is een behoorlijk hilarisch boek dat je manier van denken over je merk volledig op zijn kop kan zetten.

Spreekt dit je aan kijk dan ook zeker een keer op zijn blog: www.fourhourworkweek.com/blog

Tool 3: Brickwork India www.b2kcorp.com
Mijn virtual assistant in India. Die doet voor mij desk research. Is even wennen, maar leveren zeer goede kwaliteit!

In onze serie blogposts over workhacks kunnen de workhacks van Polle de Maagt ook bekend van de blog cafe del marketing http://www.polle.net/ uiteraard niet ontbreken. Zie hieronder zijn slimme en opmerkelijke workhacks. Vooral CoffeeCompany vonden wij een leuke vondst.

1) RSS: voor mij wel een DE workhack. RSS (Really Simple Syndication) maakt het heel erg makkelijk je te abonneren op informatie (voor een eenvoudige uitleg, zie ook de RSS in Plain English uitleg van Commoncraft).

2) Mijn Google-centered life: Waar sla je je gegevens online op? Hoe werk je samen met collega's aan documenten? Welke tools gebruik je? Hotmail, Outlook of GMail? Bloglines of Google Reader? Google biedt een hele reeks van gratis online tools om je prive en werkleven te ordenen en makkelijker te maken. Van het mailen (GMail), beheren van contact (GMail), beheren van mijn kalender (Google Calendar), beheren, delen en samenwerken aan documenten (Google Docs) tot het lezen van RSS feeds (Google Reader). Google tools zijn vaak simpel en no-nonsense, zijn online en dus overal en altijd bereikbaar en zijn vaak ook erg goed via mobiele telefoon bereikbaar. Veel online tools van andere (niet-Google) bieden daarnaast de mogelijkheid contacten te importeren vanuit GMail. Of het nu Facebook, LinkedIn, Hyves of een andere service is, met de GMail import kan ik gelijk kijken of een van mijn bijna 1200 contacten ook lid is. Tot slot werken de verschillende Google tools (vanzelfsprekend) naadloos samen.

3) Remember the Milk: er zijn heel veel goede takenlijsten en Getting Things Done hulpmiddelen, maar ik ben toch wel het meest fan van Remember the Milk (rememberthemilk.com). Ik ben heel goed in het vergeten van zaken en Remember the Milk helpt me niet te vergeten. Remember the Milk is een webapplicatie die het makkelijk maakt taken toe te voegen (via web, twitter, email, sms of een gmail plugin), te ordenen (per dag, trefwoord, verantwoordelijke) en altijd te bekijken (via web, mobiele telefoon, email, sms, twitter, google calendar, widget of gmail plugin). Verder kun je alles ook nog eens delen en is het kinderlijk eenvoudig om notificaties in te stellen voor sms, twitter of email.

4) Zorgvuldig plannen van afspraken: Ik woon in Tilburg en de meeste van (met name) mijn zakelijke relaties zit in de Randstad. Een afspraak in de Randstad kost me dan ook al snel 3 uur reistijd op een dag. Ik ben dan ook erg efficient geworden in het plannen van afspraken; bij voorkeur plan ik een hele dag vol met afspraken achter elkaar, rondom de zelfde locatie. Zo hoef ik maar een keer te reizen, kan ik in de zelfde stad/locatie blijven en ben ik niet enorme hoeveelheden reistijd kwijt. CoffeeCompany koffiezaken zijn bijvoorbeeld prima plekken om een hele dag te vertoeven.

Intussen heeft Polle deze workhacks ook op zijn blog gezet.

Youtube filmpjes kun je niet downloaden...maar soms zou dat toch wel erg handig zijn. Bijvoorbeeld voor in je PowerPoint presentatie. Het tonen van de film is altijd krachtiger dan er louter over vertellen, toch? Hoe krijg je dat dan voor elkaar? Eigenlijk is het vrij simpel meer een kwestie van weten waar je het kan vinden. Er zijn meerdere opties maar een van die opties is te vinden op www.zamzar.com.

Wat moet je doen? In de tool onderaan de website geef je de bron aan van de film die je wilt down-loaden. De bron kun je vinden door op het Youtube filmpje te clicken, de bronvermelding komt dan boven in de internet adresbalk te staan. Je geeft aan wat voor een formaat het bestand moet worden zodat jij het kan afspelen en je geeft aan naar welk email adres dit bestand ge-emailed kan worden. Het gaat niet vliegensvlug maar dat is niet meer als normaal voor dit soort grote bestanden. De bestanden worden vervolgens 1 dag bewaard dus het is wel zaak je bestand binnen 24 uur op je computer te zetten.

Je bent helemaal bij de tijd; je hebt een blog opgezet en zelfs al een hoop mensen nieuwsgierig gemaakt naar wat je te melden hebt. Lastiger is het om het regelmatig publiceren van je blogposts bij te houden zeker als je niet altijd online kan werken. De mensen van Windows hebben hier wat op bedacht; de Windows live writer. 

Erg handig en dat zeg ik niet zomaar want ook deze blogpost is hiermee gemaakt. Deze tool, is gratis te downloaden en helpt je heel eenvoudig afbeeldingen, video's of andere content op je weblog te publiceren. De meeste grote weblogservices zoals Windows live spaces, Sharepoint, WordPress, Blogger en nog vele andere kun je gemakkelijk instellen. Hierdoor weet je al hoe je weblog eruit komt te zien voordat je het verzendt. De sjablonen en opmaak van je weblog worden meteen weergegeven, ook als je offline bent. Je kan de blogpost dus offline opstellen en publiceren op het moment dat je weer online bent. En heb je meerdere blogs, geen probleem gewoon een kwestie van selecteren.

De gratis Windows live writer kun je vinden op: http://get.live.com/writer/overview

In onze serie blogposts over workhacks van de webexperts hebben we vandaag aan Hendrik De Backer CEO van HR-Technologies.com gevraagd naar zijn favoriete workhacks. Daar kwam naar ons gevoel een opmerkelijk lijstje uit voort:

"Mijn HTC met Unlimited Internet is wel de grootste hack, daarmee kan ik aan alles wat ik nodig heb". Nvdr: HTC wordt in Nederland onder de naam Qtek verdeeld en is populair onder hackers omdat het Windows Mobile platform veel meer vrijheid geeft om nieuwe applicaties te installeren in tegenstelling tot de gesloten platformen Blackberry en Apple iphone.

"Ik heb een appz-map met daarin exe-only kleine tools, een hele verzameling. Heel cool voor op een survival stick (http://portableapps.com/) met bvb. de U3 (http://www.u3.com/)". Nvdr: U3 is een next-generation USB-stick waarop je niet alleen je bestanden kan meenemen, maar ook al je favoriete programma's, zodat je overal te wereld aan de slag kan.

"http://www.httrack.com/ is ook een van mijn favoriete tools". Nvdr: Met httrack kan je websites van het internet integraal copiëren naar je PC, zodat je er rustig door kunt gaan wanneer je niet online bent.

Link: www.hr-technologies.com

Vanaf deze week starten we met een serie blogposts waarbij we op zoek gaan naar de favoriete workhacks van Nederlandse en Vlaamse digitale experts. Wat zijn de tools die hun werkleven eenvoudiger, leuker of slimmer maken. We beginnen de serie met Bart De Waele van www.netlash.com (nr 12 in Marketingfacts top-100 van marketingblogs).

1. AcitveCollab
Op kantoor gebruiken we ActiveCollab als project management/timetracking/planning/ discussie tool. Oorspronkelijk open source, de nieuwere versie is echter tegen betaling (maar zéér betaalbaar). Het grote voordeel: we kunnen het zelf hosten, we krijgen de volledige code. We hacken daar met onze developers naar hartelust zelf in, om het naar onze maat te krijgen.
Link: http://www.activecollab.com/

2. Cloud Computing
Zelf ben ik aan het starten met een klein experiment: ik wil volledig over stappen naar Cloud Computing (nvdr: het gebruik van het internet als besturingssysteem in plaats van de PC). Mijn dagboek: http://www.digitalnomad.be.
Zimbra wordt de belangrijkste tool (een online office pakket, nu eigendom van Yahoo!). Mijn tweede tool is de Asus Eee PC, een ultra-mobile pc.

3. Twitter
Eén van mijn belangrijkste tools op dit moment is Twitter. Een 400-tal webprofessionals in Vlaanderen volgen mijn Twitter (http://twitter.com/netlash). Als we een nieuwe site 'in beta' lanceren, publiceer ik het eerst op Twitter.
Het resultaat is dat zo'n site eerst getest wordt door de 400 slimste webmensen in Vlaanderen. Feedback en bugreports komen automatisch binnen. Twitter is mijn testkanaal en mijn brainstorm tool.

Link: www.netlash.com - Web development bedrijf met uitstekende blog
Link: www.digitalnomad.be - Bart's verslag over zijn ervaringen om alles via het web te doen
Link: http://twitter.com/netlash - Bart's Twitter

Ben je zelf een fervent workhacker? Je doet ons een groot plezier door ze met ons te delen. Stuur gewoon een mailtje naar workhacksblog@gmail.com.