Workhacks.nl - Slimme tips om te overleven op de werkvloer

Steve Rubel is a digital marketer with over 15 years experience. He is also a well known blogger for his own weblog Micro Persuasion. With www.micropersuasion.com Steve explores the impact of digital trends on business, culture, media and marketing. Recently he wrote a very interesting piece called "Three Ways to Mitigate the Attention Crash, Yet Still Feel Informed". In this blogpost he writes about skills: "One of the most important skills executives need today is the know-how to manage and harness their personal information flow". Below are three of his best tips on how to stay informed and avoid getting an attention crash at the same time. 

Tool 1: Inbox Zero 

Inbox Zero is all about managing your inbox. "Blogger Merlin Mann has created a simple way to effectively manage email. His approach involves setting aside blocks of time for “email dashes,” quickly triaging messages and automating some of the processes with search folders – a powerful Outlook feature that most never use". Want to know more? Check out the video.

Tool 2: Invest in Search

"When in doubt, let search tools - either on your desktop or online - do the work for you. The time you invest to set up these systems can pay huge dividends".

Great aspect of google reader is that its free, very easy to use and fairly effective in finding just that email or document you just know you have on your computer somewhere. Steve Rubel even states that it acts as a personal database. Check out the google reader here.

Tool 3: Make Unusable Time Usable

Steve Rubel mentiones on his blog that he reads a lot. There are so many interesting "must reads" out there but often too little time to read them. Steve Rubel has found a perfectly simple and efficient way to solve this dilemma. "I have mastered how to stuff it into pockets of time that are normally “unusable". I get through about one business book a week by listening to them when I commute, travel and run errands". 

These are just a few of many interesting tips by Steve Rubel. For more workhacks, or as he calles them “lifehacks”, check out his bookmarks.

In onze serie slimme blogger workhacks kan Wilco van Duinkerken natuurlijk niet ontbreken. Wilco van Duinkerken is als sinds zijn middelbare schooltijd bezig met internet en internetontwikkelingen. De afgelopen 2 jaar heeft hij zich met zijn bedrijfje Sparkboxx met name gericht op maatwerk website waarbij veel creatief- en advieswerk kwam kijken. Daarnaast heeft Sparkboxx in samenwerking met een klant een volledig narrowcasting systeem opgezet dat op dit moment actief is op meer dan 10 locaties.  Hieronder zijn workhack tips, tricks en tools.

Op dit moment zijn er 6 actieve projecten waarbij ik actief samenwerk met meer dan 25 mensen. Zonder hulpmiddelen verdrink ik in mijn inbox en speel ik voice-mail-tikkertje met mijn telefoon. Gelukkig zijn er workhacks...tools to the rescue:

De basis: Mijn MacBook
Mijn kleine witte vriend gaat overal mee naar toe, heeft al menige kroeg, discotheek, restaurant en vergaderruimte van binnen gezien en heeft me nog nooit in de steek gelaten.

Anderhalfjaar geleden ben ik "Cold Turkey" gegaan en heb ik al mijn Windows machines de deur gewezen. Niet omdat Windows slecht is, maar omdat de Mac betere ondersteuning geeft voor de programmeertaal waar ik veel in werk (Ruby). Ik kwam er echter snel achter dat de je als Apple gebruiker in een Workhack-emporium leeft. Veel van de tools die de afgelopen weken zijn genoemd als "Workhack" zijn standaard te vinden in het OS. Zo synchroniseert iCal standaard je calender met je .Mac account (of google calendar), heeft het backup programma time-machine me al een aantal keer van de ondergang gered en heb je "Xobni", google desktop of windows search niet meer nodig want Mail lost alles voor je op. "Launchy (Piet Hadermann)" kan ook de deur uit want "Spotlight" zoekt, vindt en start alles. Mocht je veel programma's tegelijk open hebben kun je je workspaces opslaan en als je altijd maar hetzelfde zit te doen automatiseer je eenvoudig taken uit met de Automator.

Naast alle "built-in" tools gebruik ik nog een aantal stukken software om me te ondersteunen bij mijn werk

Tool 1: "Basecamp - Project Management"     

Basecamp is opgezet door het bedrijf 37signals. Een no-nonsense club die handelt volgens het GTD (getting things done - buzzword nr 1) pricipe. (Ze hebben trouwens een interessant, gratis, boek over software ontwikkeling op basis van GTD: "Getting Real")

Je betaalt een zeer schappelijk maandelijks tarief om gebruik te maken van hun service. Ze blijven hun software updaten en voor de nieuwe en verbeterde functies hoef je niets extra's te betalen. Mijn klanten en partners hebben even moeten wennen aan een online projectmanagement tool maar ze staan er nu allemaal achter! Het is duidelijk wie, wat moet doen, waneer dingen klaar zijn en ook het grootste deel van de e-mail communicatie loopt via Basecamp. Ook mijn uren houdt ik bij aan de hand van de takenoverzichten op de site.

Sinds ik dit doe krijg ik van klanten complimenten over mijn urenstaten! Het is voor niet-technische opdrachtgevers vaak moeilijk in te zien hoeveel tijd een bepaalde activiteit kost. Als alle uren echter worden geboekt achter een concrete taak (die desalniettemin vaak totaal onbegrijpelijk is voor de klant) dan wordt dit veel inzichtelijker. Sinds ik BaseCamp gebruik voor mijn urenadministratie zijn er nagenoeg geen mensen meer die klagen over het gedraaide aantal uren.

Tool 2: "Lighthouse - Issue tracking and release management"

In de software en website ontwikkeling kun je snel verzuipen in de "kleine dingen". Dit nog even aanpassen, dat nog even repareren, is dit mogelijk, hoe zit dat? Maar ook de grote lijn is belangrijk: Wat zit er in de volgende release? Hoever zijn we? Wat heb je precies gedaan om dat probleem op te lossen?

Al deze zaken worden als "issues" door de klanten aangemeld in LightHouse. Wederom een stuk online software waarvoor je per maand een klein bedrag betaald. Op deze manier blijven alle technische details gescheiden van de algemene projectgegevens en is de klant altijd op de hoogte van wat er gebeurt is.

Twee functies van Basecamp en ook Lightbox zou ik als "heilig" willen voordragen: De RSS-feed en de Calendar-Synch. Via de RSS feed krijg ik alle wijzigingen op de projecten binnen. Dit houdt voor mij in dat ik niet de hele dag op de website hoef te kijken of er iets gebeurt, maar dat mijn browser (of andere RSS-reader) een melding geeft wanneer er iets wijzigt. Ik kan vervolgens in een heel kort overzicht zien of ik hierop actie moet ondernemen.

De calender-synch synchroniseert alle deadlines van de trajecten automatisch met een electronische agenda (google calendar, iCal, outlook enz.)

Tool 3: "OmniFocus - ToDo lists" (Mac only...helaas) 

Lijstjes, vinkjes, kleurtjes, planningen en het beste van allemaal een "Clean Up" knop. OmniFocus is gemaakt om al je taken zo op een rij te krijgen dat je niet ziek wordt van de eindeloos lange lijst. (bekijk de "Basic Introduction Video")

Taken toevoegen kan onder andere via Mail, Shortcuts en iCal, maar je kunt ook gewoon een stuk tekst of een plaatje selecteren en met een zelf in te stellen toetsencombinatie alles omvormen tot een "Taak". Je kunt mocht je dit willen onderlinge afhankelijkheden aangeven, deadlines opgeven en/of vertellen waar je de taak moet uitvoeren (thuis, in de supermarkt, op kantoor of in de kroeg). OmniFocus waarschuwt je wanneer een taak achter loopt en wat de meeste prioriteit heeft. Een handige optie dat mensen die je daar toestemming voor geeft je taken kunnen e-mailen. Deze worden dan automatisch toegevoegd aan je takenlijst.

OmniFocus zorgt ervoor dat de taken die in post-its op mijn bureau verschijnen of die niet in BaseCamp of LightHouse staan ingeboekt toch uitgevoerd worden. Waar voorheen mijn inbox 1 grote verzamelbox was van ToDo's is nu alles verplaatst naar LightHouse, BaseCamp en OmniFocus. Doordat ik mijn taken beter inzichtelijk heb vergeet ik minder, slaap ik beter en is de klanttevredenheid er op vooruit gegaan. Proberen dus!

Nice to read
"43folders"
"Emily Chang - eHub"
"Getting Real"

 Nu het EK dichter en dichter bij de aftrap komt, beginnen de oranje vlinders toch aardig te kriebelen in Nederland. De Trompet en de Nederlamp zijn inmiddels al bekende Nederlandse termen geworden en voeden het enthousiasme van menig oranje fan. Om dan nog maar te zwijgen over leeuw t-shirts, sjaaltjes, oranje tompouzen en spekjes. Het is voor niemand een schok dat na al die weken van professionele oranje massage de zogeheten oranjekoorts weer heeft toegeslagen.
Ook Microsoft blijkt EK-minded te zijn. Om er zeker van te zijn dat u geen enkele wedstrijd hoeft te missen, hebben zij de (gratis) EK-voetbaltool ontwikkeld. 

De tool is via de website te downloaden en te starten. Automatisch worden dan
alle speeldagen in uw agenda opgenomen. Uiteraard in het oranje.

Alvast veel EK-plezier.