Workhacks.nl - Slimme tips om te overleven op de werkvloer

Steve Rubel is a digital marketer with over 15 years experience. He is also a well known blogger for his own weblog Micro Persuasion. With www.micropersuasion.com Steve explores the impact of digital trends on business, culture, media and marketing. Recently he wrote a very interesting piece called "Three Ways to Mitigate the Attention Crash, Yet Still Feel Informed". In this blogpost he writes about skills: "One of the most important skills executives need today is the know-how to manage and harness their personal information flow". Below are three of his best tips on how to stay informed and avoid getting an attention crash at the same time. 

Tool 1: Inbox Zero 

Inbox Zero is all about managing your inbox. "Blogger Merlin Mann has created a simple way to effectively manage email. His approach involves setting aside blocks of time for “email dashes,” quickly triaging messages and automating some of the processes with search folders – a powerful Outlook feature that most never use". Want to know more? Check out the video.

Tool 2: Invest in Search

"When in doubt, let search tools - either on your desktop or online - do the work for you. The time you invest to set up these systems can pay huge dividends".

Great aspect of google reader is that its free, very easy to use and fairly effective in finding just that email or document you just know you have on your computer somewhere. Steve Rubel even states that it acts as a personal database. Check out the google reader here.

Tool 3: Make Unusable Time Usable

Steve Rubel mentiones on his blog that he reads a lot. There are so many interesting "must reads" out there but often too little time to read them. Steve Rubel has found a perfectly simple and efficient way to solve this dilemma. "I have mastered how to stuff it into pockets of time that are normally “unusable". I get through about one business book a week by listening to them when I commute, travel and run errands". 

These are just a few of many interesting tips by Steve Rubel. For more workhacks, or as he calles them “lifehacks”, check out his bookmarks.

In onze serie slimme blogger workhacks kan Wilco van Duinkerken natuurlijk niet ontbreken. Wilco van Duinkerken is als sinds zijn middelbare schooltijd bezig met internet en internetontwikkelingen. De afgelopen 2 jaar heeft hij zich met zijn bedrijfje Sparkboxx met name gericht op maatwerk website waarbij veel creatief- en advieswerk kwam kijken. Daarnaast heeft Sparkboxx in samenwerking met een klant een volledig narrowcasting systeem opgezet dat op dit moment actief is op meer dan 10 locaties.  Hieronder zijn workhack tips, tricks en tools.

Op dit moment zijn er 6 actieve projecten waarbij ik actief samenwerk met meer dan 25 mensen. Zonder hulpmiddelen verdrink ik in mijn inbox en speel ik voice-mail-tikkertje met mijn telefoon. Gelukkig zijn er workhacks...tools to the rescue:

De basis: Mijn MacBook
Mijn kleine witte vriend gaat overal mee naar toe, heeft al menige kroeg, discotheek, restaurant en vergaderruimte van binnen gezien en heeft me nog nooit in de steek gelaten.

Anderhalfjaar geleden ben ik "Cold Turkey" gegaan en heb ik al mijn Windows machines de deur gewezen. Niet omdat Windows slecht is, maar omdat de Mac betere ondersteuning geeft voor de programmeertaal waar ik veel in werk (Ruby). Ik kwam er echter snel achter dat de je als Apple gebruiker in een Workhack-emporium leeft. Veel van de tools die de afgelopen weken zijn genoemd als "Workhack" zijn standaard te vinden in het OS. Zo synchroniseert iCal standaard je calender met je .Mac account (of google calendar), heeft het backup programma time-machine me al een aantal keer van de ondergang gered en heb je "Xobni", google desktop of windows search niet meer nodig want Mail lost alles voor je op. "Launchy (Piet Hadermann)" kan ook de deur uit want "Spotlight" zoekt, vindt en start alles. Mocht je veel programma's tegelijk open hebben kun je je workspaces opslaan en als je altijd maar hetzelfde zit te doen automatiseer je eenvoudig taken uit met de Automator.

Naast alle "built-in" tools gebruik ik nog een aantal stukken software om me te ondersteunen bij mijn werk

Tool 1: "Basecamp - Project Management"     

Basecamp is opgezet door het bedrijf 37signals. Een no-nonsense club die handelt volgens het GTD (getting things done - buzzword nr 1) pricipe. (Ze hebben trouwens een interessant, gratis, boek over software ontwikkeling op basis van GTD: "Getting Real")

Je betaalt een zeer schappelijk maandelijks tarief om gebruik te maken van hun service. Ze blijven hun software updaten en voor de nieuwe en verbeterde functies hoef je niets extra's te betalen. Mijn klanten en partners hebben even moeten wennen aan een online projectmanagement tool maar ze staan er nu allemaal achter! Het is duidelijk wie, wat moet doen, waneer dingen klaar zijn en ook het grootste deel van de e-mail communicatie loopt via Basecamp. Ook mijn uren houdt ik bij aan de hand van de takenoverzichten op de site.

Sinds ik dit doe krijg ik van klanten complimenten over mijn urenstaten! Het is voor niet-technische opdrachtgevers vaak moeilijk in te zien hoeveel tijd een bepaalde activiteit kost. Als alle uren echter worden geboekt achter een concrete taak (die desalniettemin vaak totaal onbegrijpelijk is voor de klant) dan wordt dit veel inzichtelijker. Sinds ik BaseCamp gebruik voor mijn urenadministratie zijn er nagenoeg geen mensen meer die klagen over het gedraaide aantal uren.

Tool 2: "Lighthouse - Issue tracking and release management"

In de software en website ontwikkeling kun je snel verzuipen in de "kleine dingen". Dit nog even aanpassen, dat nog even repareren, is dit mogelijk, hoe zit dat? Maar ook de grote lijn is belangrijk: Wat zit er in de volgende release? Hoever zijn we? Wat heb je precies gedaan om dat probleem op te lossen?

Al deze zaken worden als "issues" door de klanten aangemeld in LightHouse. Wederom een stuk online software waarvoor je per maand een klein bedrag betaald. Op deze manier blijven alle technische details gescheiden van de algemene projectgegevens en is de klant altijd op de hoogte van wat er gebeurt is.

Twee functies van Basecamp en ook Lightbox zou ik als "heilig" willen voordragen: De RSS-feed en de Calendar-Synch. Via de RSS feed krijg ik alle wijzigingen op de projecten binnen. Dit houdt voor mij in dat ik niet de hele dag op de website hoef te kijken of er iets gebeurt, maar dat mijn browser (of andere RSS-reader) een melding geeft wanneer er iets wijzigt. Ik kan vervolgens in een heel kort overzicht zien of ik hierop actie moet ondernemen.

De calender-synch synchroniseert alle deadlines van de trajecten automatisch met een electronische agenda (google calendar, iCal, outlook enz.)

Tool 3: "OmniFocus - ToDo lists" (Mac only...helaas) 

Lijstjes, vinkjes, kleurtjes, planningen en het beste van allemaal een "Clean Up" knop. OmniFocus is gemaakt om al je taken zo op een rij te krijgen dat je niet ziek wordt van de eindeloos lange lijst. (bekijk de "Basic Introduction Video")

Taken toevoegen kan onder andere via Mail, Shortcuts en iCal, maar je kunt ook gewoon een stuk tekst of een plaatje selecteren en met een zelf in te stellen toetsencombinatie alles omvormen tot een "Taak". Je kunt mocht je dit willen onderlinge afhankelijkheden aangeven, deadlines opgeven en/of vertellen waar je de taak moet uitvoeren (thuis, in de supermarkt, op kantoor of in de kroeg). OmniFocus waarschuwt je wanneer een taak achter loopt en wat de meeste prioriteit heeft. Een handige optie dat mensen die je daar toestemming voor geeft je taken kunnen e-mailen. Deze worden dan automatisch toegevoegd aan je takenlijst.

OmniFocus zorgt ervoor dat de taken die in post-its op mijn bureau verschijnen of die niet in BaseCamp of LightHouse staan ingeboekt toch uitgevoerd worden. Waar voorheen mijn inbox 1 grote verzamelbox was van ToDo's is nu alles verplaatst naar LightHouse, BaseCamp en OmniFocus. Doordat ik mijn taken beter inzichtelijk heb vergeet ik minder, slaap ik beter en is de klanttevredenheid er op vooruit gegaan. Proberen dus!

Nice to read
"43folders"
"Emily Chang - eHub"
"Getting Real"

Browsing through interesting blogs we came across the last blogpost (as a fulltime writer) by Duncan Riley for TechCrunch. In this blogpost, wich was posted on May 5th, he mentiones 7 fantastic workhacks. We just picked out three but do check out the other four in the post by Duncan Riley and many more on the weblog TechCrunch.

Tool 1. Evernote

Duncan mentiones in his blog that Evernote has completely changed the way he deals with paper. Evernote can be best described as a a database service with industrial     strength OCR capabilities. Ehm, what you say? In simple terms that means it offers an alternative digital way to deal with your paper administration. How does it work?  
Step 1 is to scan every paper document (e.g. bill) that you would like to save. 
Step 2 is using the service, it comes with desktop client and web interface. This way
you always have a local copy and enables you to always access your papers via the 
web. How does it work? To every document you can clip data or a link, type a note, 
add a photo (with support for webcams) or scan info in. Everything added can be 
tagged and indexed, and is searchable via the text within each document.

Tool 2. Plaxo

Plaxo is a tool that helps you combine data from different sources and make it available across multiple computers and even on the iPhone. 

Plaxo syncromises data from your calendar, address book and elsewhere between computers. It can also pull data from LinkedIn and some Google services. This way your laptop, desktop and iPhone are always in sync. It just makes life so much easier.

Tool 3. LinkedIn

Many people have already found their way to LinkedIn but as with all social platforms the more, the merrier and most importantly the better it gets. So just to be complete here the short low-down on LinkedIn.

LinkedIn is a social networking platform for business purposes. It basicly has three main functions;
1. Re-connect with your old colleagues and classmates, build and extend your network
2. Power your career by getting noticed. Set up your profile which can be considered as a digital CV and get noticed within your network (via e.g. referrals)
3. Get answers. Your network is full of industry experts willing to share advice.
Duncan Riley states in his blogpost: "I never really appreciated LinkedIn until Plaxo gave me access to the data elsewhere. I use Facebook as well, but I find LinkedIn provides more value".

Wie kent het probleem niet dat je weet dat er ergens een cruciaal stukje informatie diep verborgen zit in je mailbox. Je weet dat je ooit eens ergens in een conversatie met iemand over iets gehad hebt. Of je weet dat je ooit een telefoonnummer van iemand in een e-mailtje hebt zien passeren, maar nu vind je het maar niet terug. Xobni is een plugin die zich op je Outlook mailbox nestelt, alles indexeert en de meest wonderbaarlijke informatie terug naar boven weet te halen. Bekijk de demo en beslis of je deze gratis plug de moeite waard vindt. Wij vinden hem alvast van onschatbare waarde.

http://www.xobni.com/

In de serie van slimme workhacks van webexperts vandaag een top bijdrage van blogger Piet Hadermann. Zie ook zijn blog op http://www.hadermann.be/blog/.

Tool 1.
Launchy: http://www.launchy.net/ app om sneller zaken op te starten en zo. Ik druk bv alt-space fi <enter> en firefox start op. Vindt ook bvb je bookmarks en zo. Alt-space g <enter> bijvoorbeeld opent bij mij gmail in firefox omdat ik een 'gmail' bookmark heb. Er zijn ook launchy alternatieven voor mac en linux.

Tool 2.
Moet je je concentreren ? Zet email en IM af, zet je gsm stil,... Spreek een signaal af met je collega's wanneer ze je enkel mogen storen als het hoogdringend is (koptelefoon op, of koptelefoon op monitor, sjaal op bureau of naast monitor,...).
Heb je een job waarbij je 'in de flow' moet geraken (ontwikkelaar/programmeur ofzo): laat iets onafgewerkt als je stopt, zo heb je de volgende dag (of in de namiddag of wat dan ook) direkt een vertrekpunt en geraak je makkelijker terug 'in de flow' dan wanneer je met iets nieuws moet beginnen.

Tool 3.
2e monitor: Weinig mensen die dit nog niet hebben geprobeerd begrijpen het nut ervan. Een 2e monitor heeft niet zelfde effect als 1 grote monitor. Er is enorm veel info over op google te vinden... vb: http://research.microsoft.com/displayArticle.aspx?id=433 spreekt over 9-50% toename in productiviteit. Als je werkgever dat negeert denk dan nog maar eens 2 keer na of je er wilt blijven werken.

Tool 4.
Google notebooks: http://www.google.com/notebook niet zo bekend als de andere google apps. Heeft een handige plugin voor firefox integratie en snel starten vanuit firefox... en wie heeft er niet altijd een browser openstaan ? Vind je ergens interessante info tijdens surfen: selecteer het met je muis, klik op het notebooks logo en voila! Het staan erin!
Ik gebruik dit ook voor adressen en (vakantie)lijstjes, informatie die ik regelmatig nodig heb maar steeds vergeet enzo. Natuurlijk ook zonder de plugin te gebruiken dus van overal waar er internet is te raadplegen.

Tool 5.
Ik heb ook 2 icons op mijn toolbar onderaan: 1 icon opent een 'todo' lijst, ongeveer gerangschikt volgens het GTD principe. Ik heb talloze GTD tools getest, maar wat uiteindelijk beste werkt voor mij is textfile (editeren via vim). 2e icon opent ook een editor (vim), maar na sluiten wordt er een datum boven text geplakt en vooraan aan een grote file toegevoegd. Dit gebruik ik voor snelle ideeen/notes die ik niet wil vergeten.

Vandaag de slimme workhacks van Eduard De Wilde, zelfstandig consultant BrickmeetsByte B.V. en auteur van de weblog www.brickmeetsbyte.com. Zijn weblog staat momenteel op de 11e plek in de Marcom weblog top 100 (www.marketingfacts.nl/marcom100).

Tool 1: www.nozbe.com 

Een zeer handige werkplanner die is ingericht volgens de principes van Getting Things First. Een stuk overzichtelijker dan een normale to-do list. Bovendien kan je makkelijk ideeën onderweg ernaar toe mailen en daarna onder de juiste projecten filen. Ik draai elke dag mijn Next Actions list uit voor die dag en als ik die af heb is mijn dag ook af!

Tool 2: The 4 hour workweek. een boek van Thimoty Ferris
The 4 hour workweek is een behoorlijk hilarisch boek dat je manier van denken over je merk volledig op zijn kop kan zetten.

Spreekt dit je aan kijk dan ook zeker een keer op zijn blog: www.fourhourworkweek.com/blog

Tool 3: Brickwork India www.b2kcorp.com
Mijn virtual assistant in India. Die doet voor mij desk research. Is even wennen, maar leveren zeer goede kwaliteit!

In onze serie blogposts over workhacks kunnen de workhacks van Polle de Maagt ook bekend van de blog cafe del marketing http://www.polle.net/ uiteraard niet ontbreken. Zie hieronder zijn slimme en opmerkelijke workhacks. Vooral CoffeeCompany vonden wij een leuke vondst.

1) RSS: voor mij wel een DE workhack. RSS (Really Simple Syndication) maakt het heel erg makkelijk je te abonneren op informatie (voor een eenvoudige uitleg, zie ook de RSS in Plain English uitleg van Commoncraft).

2) Mijn Google-centered life: Waar sla je je gegevens online op? Hoe werk je samen met collega's aan documenten? Welke tools gebruik je? Hotmail, Outlook of GMail? Bloglines of Google Reader? Google biedt een hele reeks van gratis online tools om je prive en werkleven te ordenen en makkelijker te maken. Van het mailen (GMail), beheren van contact (GMail), beheren van mijn kalender (Google Calendar), beheren, delen en samenwerken aan documenten (Google Docs) tot het lezen van RSS feeds (Google Reader). Google tools zijn vaak simpel en no-nonsense, zijn online en dus overal en altijd bereikbaar en zijn vaak ook erg goed via mobiele telefoon bereikbaar. Veel online tools van andere (niet-Google) bieden daarnaast de mogelijkheid contacten te importeren vanuit GMail. Of het nu Facebook, LinkedIn, Hyves of een andere service is, met de GMail import kan ik gelijk kijken of een van mijn bijna 1200 contacten ook lid is. Tot slot werken de verschillende Google tools (vanzelfsprekend) naadloos samen.

3) Remember the Milk: er zijn heel veel goede takenlijsten en Getting Things Done hulpmiddelen, maar ik ben toch wel het meest fan van Remember the Milk (rememberthemilk.com). Ik ben heel goed in het vergeten van zaken en Remember the Milk helpt me niet te vergeten. Remember the Milk is een webapplicatie die het makkelijk maakt taken toe te voegen (via web, twitter, email, sms of een gmail plugin), te ordenen (per dag, trefwoord, verantwoordelijke) en altijd te bekijken (via web, mobiele telefoon, email, sms, twitter, google calendar, widget of gmail plugin). Verder kun je alles ook nog eens delen en is het kinderlijk eenvoudig om notificaties in te stellen voor sms, twitter of email.

4) Zorgvuldig plannen van afspraken: Ik woon in Tilburg en de meeste van (met name) mijn zakelijke relaties zit in de Randstad. Een afspraak in de Randstad kost me dan ook al snel 3 uur reistijd op een dag. Ik ben dan ook erg efficient geworden in het plannen van afspraken; bij voorkeur plan ik een hele dag vol met afspraken achter elkaar, rondom de zelfde locatie. Zo hoef ik maar een keer te reizen, kan ik in de zelfde stad/locatie blijven en ben ik niet enorme hoeveelheden reistijd kwijt. CoffeeCompany koffiezaken zijn bijvoorbeeld prima plekken om een hele dag te vertoeven.

Intussen heeft Polle deze workhacks ook op zijn blog gezet.

Youtube filmpjes kun je niet downloaden...maar soms zou dat toch wel erg handig zijn. Bijvoorbeeld voor in je PowerPoint presentatie. Het tonen van de film is altijd krachtiger dan er louter over vertellen, toch? Hoe krijg je dat dan voor elkaar? Eigenlijk is het vrij simpel meer een kwestie van weten waar je het kan vinden. Er zijn meerdere opties maar een van die opties is te vinden op www.zamzar.com.

Wat moet je doen? In de tool onderaan de website geef je de bron aan van de film die je wilt down-loaden. De bron kun je vinden door op het Youtube filmpje te clicken, de bronvermelding komt dan boven in de internet adresbalk te staan. Je geeft aan wat voor een formaat het bestand moet worden zodat jij het kan afspelen en je geeft aan naar welk email adres dit bestand ge-emailed kan worden. Het gaat niet vliegensvlug maar dat is niet meer als normaal voor dit soort grote bestanden. De bestanden worden vervolgens 1 dag bewaard dus het is wel zaak je bestand binnen 24 uur op je computer te zetten.

Je bent helemaal bij de tijd; je hebt een blog opgezet en zelfs al een hoop mensen nieuwsgierig gemaakt naar wat je te melden hebt. Lastiger is het om het regelmatig publiceren van je blogposts bij te houden zeker als je niet altijd online kan werken. De mensen van Windows hebben hier wat op bedacht; de Windows live writer. 

Erg handig en dat zeg ik niet zomaar want ook deze blogpost is hiermee gemaakt. Deze tool, is gratis te downloaden en helpt je heel eenvoudig afbeeldingen, video's of andere content op je weblog te publiceren. De meeste grote weblogservices zoals Windows live spaces, Sharepoint, WordPress, Blogger en nog vele andere kun je gemakkelijk instellen. Hierdoor weet je al hoe je weblog eruit komt te zien voordat je het verzendt. De sjablonen en opmaak van je weblog worden meteen weergegeven, ook als je offline bent. Je kan de blogpost dus offline opstellen en publiceren op het moment dat je weer online bent. En heb je meerdere blogs, geen probleem gewoon een kwestie van selecteren.

De gratis Windows live writer kun je vinden op: http://get.live.com/writer/overview

In onze serie blogposts over workhacks van de webexperts hebben we vandaag aan Hendrik De Backer CEO van HR-Technologies.com gevraagd naar zijn favoriete workhacks. Daar kwam naar ons gevoel een opmerkelijk lijstje uit voort:

"Mijn HTC met Unlimited Internet is wel de grootste hack, daarmee kan ik aan alles wat ik nodig heb". Nvdr: HTC wordt in Nederland onder de naam Qtek verdeeld en is populair onder hackers omdat het Windows Mobile platform veel meer vrijheid geeft om nieuwe applicaties te installeren in tegenstelling tot de gesloten platformen Blackberry en Apple iphone.

"Ik heb een appz-map met daarin exe-only kleine tools, een hele verzameling. Heel cool voor op een survival stick (http://portableapps.com/) met bvb. de U3 (http://www.u3.com/)". Nvdr: U3 is een next-generation USB-stick waarop je niet alleen je bestanden kan meenemen, maar ook al je favoriete programma's, zodat je overal te wereld aan de slag kan.

"http://www.httrack.com/ is ook een van mijn favoriete tools". Nvdr: Met httrack kan je websites van het internet integraal copiëren naar je PC, zodat je er rustig door kunt gaan wanneer je niet online bent.

Link: www.hr-technologies.com