Workhacks.nl - Slimme tips om te overleven op de werkvloer

Steve Rubel is a digital marketer with over 15 years experience. He is also a well known blogger for his own weblog Micro Persuasion. With www.micropersuasion.com Steve explores the impact of digital trends on business, culture, media and marketing. Recently he wrote a very interesting piece called "Three Ways to Mitigate the Attention Crash, Yet Still Feel Informed". In this blogpost he writes about skills: "One of the most important skills executives need today is the know-how to manage and harness their personal information flow". Below are three of his best tips on how to stay informed and avoid getting an attention crash at the same time. 

Tool 1: Inbox Zero 

Inbox Zero is all about managing your inbox. "Blogger Merlin Mann has created a simple way to effectively manage email. His approach involves setting aside blocks of time for “email dashes,” quickly triaging messages and automating some of the processes with search folders – a powerful Outlook feature that most never use". Want to know more? Check out the video.

Tool 2: Invest in Search

"When in doubt, let search tools - either on your desktop or online - do the work for you. The time you invest to set up these systems can pay huge dividends".

Great aspect of google reader is that its free, very easy to use and fairly effective in finding just that email or document you just know you have on your computer somewhere. Steve Rubel even states that it acts as a personal database. Check out the google reader here.

Tool 3: Make Unusable Time Usable

Steve Rubel mentiones on his blog that he reads a lot. There are so many interesting "must reads" out there but often too little time to read them. Steve Rubel has found a perfectly simple and efficient way to solve this dilemma. "I have mastered how to stuff it into pockets of time that are normally “unusable". I get through about one business book a week by listening to them when I commute, travel and run errands". 

These are just a few of many interesting tips by Steve Rubel. For more workhacks, or as he calles them “lifehacks”, check out his bookmarks.

In onze serie slimme blogger workhacks kan Wilco van Duinkerken natuurlijk niet ontbreken. Wilco van Duinkerken is als sinds zijn middelbare schooltijd bezig met internet en internetontwikkelingen. De afgelopen 2 jaar heeft hij zich met zijn bedrijfje Sparkboxx met name gericht op maatwerk website waarbij veel creatief- en advieswerk kwam kijken. Daarnaast heeft Sparkboxx in samenwerking met een klant een volledig narrowcasting systeem opgezet dat op dit moment actief is op meer dan 10 locaties.  Hieronder zijn workhack tips, tricks en tools.

Op dit moment zijn er 6 actieve projecten waarbij ik actief samenwerk met meer dan 25 mensen. Zonder hulpmiddelen verdrink ik in mijn inbox en speel ik voice-mail-tikkertje met mijn telefoon. Gelukkig zijn er workhacks...tools to the rescue:

De basis: Mijn MacBook
Mijn kleine witte vriend gaat overal mee naar toe, heeft al menige kroeg, discotheek, restaurant en vergaderruimte van binnen gezien en heeft me nog nooit in de steek gelaten.

Anderhalfjaar geleden ben ik "Cold Turkey" gegaan en heb ik al mijn Windows machines de deur gewezen. Niet omdat Windows slecht is, maar omdat de Mac betere ondersteuning geeft voor de programmeertaal waar ik veel in werk (Ruby). Ik kwam er echter snel achter dat de je als Apple gebruiker in een Workhack-emporium leeft. Veel van de tools die de afgelopen weken zijn genoemd als "Workhack" zijn standaard te vinden in het OS. Zo synchroniseert iCal standaard je calender met je .Mac account (of google calendar), heeft het backup programma time-machine me al een aantal keer van de ondergang gered en heb je "Xobni", google desktop of windows search niet meer nodig want Mail lost alles voor je op. "Launchy (Piet Hadermann)" kan ook de deur uit want "Spotlight" zoekt, vindt en start alles. Mocht je veel programma's tegelijk open hebben kun je je workspaces opslaan en als je altijd maar hetzelfde zit te doen automatiseer je eenvoudig taken uit met de Automator.

Naast alle "built-in" tools gebruik ik nog een aantal stukken software om me te ondersteunen bij mijn werk

Tool 1: "Basecamp - Project Management"     

Basecamp is opgezet door het bedrijf 37signals. Een no-nonsense club die handelt volgens het GTD (getting things done - buzzword nr 1) pricipe. (Ze hebben trouwens een interessant, gratis, boek over software ontwikkeling op basis van GTD: "Getting Real")

Je betaalt een zeer schappelijk maandelijks tarief om gebruik te maken van hun service. Ze blijven hun software updaten en voor de nieuwe en verbeterde functies hoef je niets extra's te betalen. Mijn klanten en partners hebben even moeten wennen aan een online projectmanagement tool maar ze staan er nu allemaal achter! Het is duidelijk wie, wat moet doen, waneer dingen klaar zijn en ook het grootste deel van de e-mail communicatie loopt via Basecamp. Ook mijn uren houdt ik bij aan de hand van de takenoverzichten op de site.

Sinds ik dit doe krijg ik van klanten complimenten over mijn urenstaten! Het is voor niet-technische opdrachtgevers vaak moeilijk in te zien hoeveel tijd een bepaalde activiteit kost. Als alle uren echter worden geboekt achter een concrete taak (die desalniettemin vaak totaal onbegrijpelijk is voor de klant) dan wordt dit veel inzichtelijker. Sinds ik BaseCamp gebruik voor mijn urenadministratie zijn er nagenoeg geen mensen meer die klagen over het gedraaide aantal uren.

Tool 2: "Lighthouse - Issue tracking and release management"

In de software en website ontwikkeling kun je snel verzuipen in de "kleine dingen". Dit nog even aanpassen, dat nog even repareren, is dit mogelijk, hoe zit dat? Maar ook de grote lijn is belangrijk: Wat zit er in de volgende release? Hoever zijn we? Wat heb je precies gedaan om dat probleem op te lossen?

Al deze zaken worden als "issues" door de klanten aangemeld in LightHouse. Wederom een stuk online software waarvoor je per maand een klein bedrag betaald. Op deze manier blijven alle technische details gescheiden van de algemene projectgegevens en is de klant altijd op de hoogte van wat er gebeurt is.

Twee functies van Basecamp en ook Lightbox zou ik als "heilig" willen voordragen: De RSS-feed en de Calendar-Synch. Via de RSS feed krijg ik alle wijzigingen op de projecten binnen. Dit houdt voor mij in dat ik niet de hele dag op de website hoef te kijken of er iets gebeurt, maar dat mijn browser (of andere RSS-reader) een melding geeft wanneer er iets wijzigt. Ik kan vervolgens in een heel kort overzicht zien of ik hierop actie moet ondernemen.

De calender-synch synchroniseert alle deadlines van de trajecten automatisch met een electronische agenda (google calendar, iCal, outlook enz.)

Tool 3: "OmniFocus - ToDo lists" (Mac only...helaas) 

Lijstjes, vinkjes, kleurtjes, planningen en het beste van allemaal een "Clean Up" knop. OmniFocus is gemaakt om al je taken zo op een rij te krijgen dat je niet ziek wordt van de eindeloos lange lijst. (bekijk de "Basic Introduction Video")

Taken toevoegen kan onder andere via Mail, Shortcuts en iCal, maar je kunt ook gewoon een stuk tekst of een plaatje selecteren en met een zelf in te stellen toetsencombinatie alles omvormen tot een "Taak". Je kunt mocht je dit willen onderlinge afhankelijkheden aangeven, deadlines opgeven en/of vertellen waar je de taak moet uitvoeren (thuis, in de supermarkt, op kantoor of in de kroeg). OmniFocus waarschuwt je wanneer een taak achter loopt en wat de meeste prioriteit heeft. Een handige optie dat mensen die je daar toestemming voor geeft je taken kunnen e-mailen. Deze worden dan automatisch toegevoegd aan je takenlijst.

OmniFocus zorgt ervoor dat de taken die in post-its op mijn bureau verschijnen of die niet in BaseCamp of LightHouse staan ingeboekt toch uitgevoerd worden. Waar voorheen mijn inbox 1 grote verzamelbox was van ToDo's is nu alles verplaatst naar LightHouse, BaseCamp en OmniFocus. Doordat ik mijn taken beter inzichtelijk heb vergeet ik minder, slaap ik beter en is de klanttevredenheid er op vooruit gegaan. Proberen dus!

Nice to read
"43folders"
"Emily Chang - eHub"
"Getting Real"

 Nu het EK dichter en dichter bij de aftrap komt, beginnen de oranje vlinders toch aardig te kriebelen in Nederland. De Trompet en de Nederlamp zijn inmiddels al bekende Nederlandse termen geworden en voeden het enthousiasme van menig oranje fan. Om dan nog maar te zwijgen over leeuw t-shirts, sjaaltjes, oranje tompouzen en spekjes. Het is voor niemand een schok dat na al die weken van professionele oranje massage de zogeheten oranjekoorts weer heeft toegeslagen.
Ook Microsoft blijkt EK-minded te zijn. Om er zeker van te zijn dat u geen enkele wedstrijd hoeft te missen, hebben zij de (gratis) EK-voetbaltool ontwikkeld. 

De tool is via de website te downloaden en te starten. Automatisch worden dan
alle speeldagen in uw agenda opgenomen. Uiteraard in het oranje.

Alvast veel EK-plezier.

Browsing through interesting blogs we came across the last blogpost (as a fulltime writer) by Duncan Riley for TechCrunch. In this blogpost, wich was posted on May 5th, he mentiones 7 fantastic workhacks. We just picked out three but do check out the other four in the post by Duncan Riley and many more on the weblog TechCrunch.

Tool 1. Evernote

Duncan mentiones in his blog that Evernote has completely changed the way he deals with paper. Evernote can be best described as a a database service with industrial     strength OCR capabilities. Ehm, what you say? In simple terms that means it offers an alternative digital way to deal with your paper administration. How does it work?  
Step 1 is to scan every paper document (e.g. bill) that you would like to save. 
Step 2 is using the service, it comes with desktop client and web interface. This way
you always have a local copy and enables you to always access your papers via the 
web. How does it work? To every document you can clip data or a link, type a note, 
add a photo (with support for webcams) or scan info in. Everything added can be 
tagged and indexed, and is searchable via the text within each document.

Tool 2. Plaxo

Plaxo is a tool that helps you combine data from different sources and make it available across multiple computers and even on the iPhone. 

Plaxo syncromises data from your calendar, address book and elsewhere between computers. It can also pull data from LinkedIn and some Google services. This way your laptop, desktop and iPhone are always in sync. It just makes life so much easier.

Tool 3. LinkedIn

Many people have already found their way to LinkedIn but as with all social platforms the more, the merrier and most importantly the better it gets. So just to be complete here the short low-down on LinkedIn.

LinkedIn is a social networking platform for business purposes. It basicly has three main functions;
1. Re-connect with your old colleagues and classmates, build and extend your network
2. Power your career by getting noticed. Set up your profile which can be considered as a digital CV and get noticed within your network (via e.g. referrals)
3. Get answers. Your network is full of industry experts willing to share advice.
Duncan Riley states in his blogpost: "I never really appreciated LinkedIn until Plaxo gave me access to the data elsewhere. I use Facebook as well, but I find LinkedIn provides more value".

Wie kent het probleem niet dat je weet dat er ergens een cruciaal stukje informatie diep verborgen zit in je mailbox. Je weet dat je ooit eens ergens in een conversatie met iemand over iets gehad hebt. Of je weet dat je ooit een telefoonnummer van iemand in een e-mailtje hebt zien passeren, maar nu vind je het maar niet terug. Xobni is een plugin die zich op je Outlook mailbox nestelt, alles indexeert en de meest wonderbaarlijke informatie terug naar boven weet te halen. Bekijk de demo en beslis of je deze gratis plug de moeite waard vindt. Wij vinden hem alvast van onschatbare waarde.

http://www.xobni.com/

Meer en meer mensen laten op verschillende plekken op het internet dagelijks sporen achter. We plaatsen foto's op Flickr, interageren met onze vrienden op Hyves of Facebook, posten een videobestand op Youtube, schrijven op onze blog, luisteren naar muziek via Life.fm en laten af en toe de wereld weten wat er in ons hoofd speelt via Twitter. Daarom is er in het recente verleden heel wat enthousiasme ontstaan rond zogenaamde lifestreaming applicaties. Dit zijn websites die een online archief bijhouden van iemand's dagelijkse activiteiten. Lifestream websites aggregeren alle veranderingen die je aanbrengt op je favoriete platformen en brengt deze netjes samen op één pagina. Aan jou om te beslissen met wie je die data wil delen.

De meest populaire lifestreaming applicaties vandaag zijn Tumblr en het recent door Google gekochte Jaiku.

In de serie van slimme workhacks van webexperts vandaag een top bijdrage van blogger Piet Hadermann. Zie ook zijn blog op http://www.hadermann.be/blog/.

Tool 1.
Launchy: http://www.launchy.net/ app om sneller zaken op te starten en zo. Ik druk bv alt-space fi <enter> en firefox start op. Vindt ook bvb je bookmarks en zo. Alt-space g <enter> bijvoorbeeld opent bij mij gmail in firefox omdat ik een 'gmail' bookmark heb. Er zijn ook launchy alternatieven voor mac en linux.

Tool 2.
Moet je je concentreren ? Zet email en IM af, zet je gsm stil,... Spreek een signaal af met je collega's wanneer ze je enkel mogen storen als het hoogdringend is (koptelefoon op, of koptelefoon op monitor, sjaal op bureau of naast monitor,...).
Heb je een job waarbij je 'in de flow' moet geraken (ontwikkelaar/programmeur ofzo): laat iets onafgewerkt als je stopt, zo heb je de volgende dag (of in de namiddag of wat dan ook) direkt een vertrekpunt en geraak je makkelijker terug 'in de flow' dan wanneer je met iets nieuws moet beginnen.

Tool 3.
2e monitor: Weinig mensen die dit nog niet hebben geprobeerd begrijpen het nut ervan. Een 2e monitor heeft niet zelfde effect als 1 grote monitor. Er is enorm veel info over op google te vinden... vb: http://research.microsoft.com/displayArticle.aspx?id=433 spreekt over 9-50% toename in productiviteit. Als je werkgever dat negeert denk dan nog maar eens 2 keer na of je er wilt blijven werken.

Tool 4.
Google notebooks: http://www.google.com/notebook niet zo bekend als de andere google apps. Heeft een handige plugin voor firefox integratie en snel starten vanuit firefox... en wie heeft er niet altijd een browser openstaan ? Vind je ergens interessante info tijdens surfen: selecteer het met je muis, klik op het notebooks logo en voila! Het staan erin!
Ik gebruik dit ook voor adressen en (vakantie)lijstjes, informatie die ik regelmatig nodig heb maar steeds vergeet enzo. Natuurlijk ook zonder de plugin te gebruiken dus van overal waar er internet is te raadplegen.

Tool 5.
Ik heb ook 2 icons op mijn toolbar onderaan: 1 icon opent een 'todo' lijst, ongeveer gerangschikt volgens het GTD principe. Ik heb talloze GTD tools getest, maar wat uiteindelijk beste werkt voor mij is textfile (editeren via vim). 2e icon opent ook een editor (vim), maar na sluiten wordt er een datum boven text geplakt en vooraan aan een grote file toegevoegd. Dit gebruik ik voor snelle ideeen/notes die ik niet wil vergeten.

Alweer een 6e blogpost in de serie van slimme workhacks van webexperts. Dit keer drie slimme workhacks van Arnoud Engelfriet. Arnoud is IT-jurist en beheerder van iusmentis.com met meer dan 350 artikelen over internetrecht, auteursrecht en meer.

Arnoud's top tools zijn:

1. Dragon NaturallySpeaking (tegenwoordig van Scansoft) http://www.scansoft.nl/naturallyspeaking/
Het beste spraakherkenningsprogramma ter wereld. Ik ben ermee begonnen vanwege RSI, maar ondertussen zou ik niet anders meer willen. Spreken tegen je computer is vele malen efficienter dan typen. Je doet e-mail met de snelheid van een telefoongesprek.

2. Copernic Desktop Search
Vroeger stopte ik alles netjes in mapjes, maar daar ben ik mee opgehouden.
Bestanden sla ik op met zo veel mogelijk trefwoorden in de bestandsnamen, en dan vind ik ze terug door te zoeken met Copernic. Dat is veel efficienter.
En bovendien niet zo privacygevoelig als Google Desktop.

3. De subjectregel
Om antwoord te geven op een mailtje, druk je op Reply en typ (dicteer) je je antwoord. Wat veel mensen vergeten, is de subjectregel even aan te passen.
Stop daar een samenvatting in van je antwoord, zodat de ontvanger zonder de mail aan te klikken kan zien wat hij mag verwachten. Als het antwoord in de subject past, zoals bij "ja, ik zal er zijn", stuur dan een mailtje zonder inhoud. Ik zet dan "(n/t)" aan het einde ("no text").

Om de afzender wel wat overzicht te geven, kun je het oorspronkelijke onderwerp (gedeeltelijk) intact laten. Zo kan hij je antwoord plaatsen.

In onze serie blogposts over workhacks vroegen wij Ruben Timmermans initiatief nemer van de populaire weblog www.usarchy.com (nr. 5 in de in de Marcom weblog top 100) om zijn workhacks te delen. Hieronder zijn slimme tips and tricks.

1) Geen koffie maar liters groene thee
Ik drink zo min mogelijk koffie omdat ik merk dat mijn creativiteit eronder lijdt. Ik kan me ook slechter op 1 ding focussen als ik koffie op heb, en ben meer geneigd veel kleine maar minder nuttige dingen te doen. Soms is koffie echter wel lekker om jezelf een KICK te geven (die krijg je ook echt als je niet veel koffie drinkt!). Je kunt dan in korte tijd een hoop dingen gedaan krijgen.

Maar het alternatief is voor mij groene thee. Niet in een theezakje, maar gewoon echte Japanse of Chinese groene thee die je zo in je (Gooooooooooogle) mok gooit. Je kunt er dan prima 3x thee van zetten, ik drink zo 4 of 5 koppen van een halve liter per dag. Ik krijg van groene thee ook al een kick, het is goed voor je spijsvertering en de hoeveelheden water die ik binnenkrijg zijn ook gezond volgens mij. En ook belangrijk: ik moet er vaker van naar de wc. Dus: meer bewegen en minder last van RSI!

2) Geen muis maar Launchy, Quicksilver en Firefox keywords
Er zitten waarschijnlijk honderden lettercombinaties in mijn hoofd. In minder dan een seconde start ik elk veelgebruikt programma of veelbezochte website op.

Launchy (voor Windows) en Quicksilver (voor Apple OSX) maken dit mogelijk, ze worden vaak application launchers genoemd maar kunnen oneindig veel meer.
Ik gebruik nooit meer de Windows taakbalk of de OSX Dock, eerlijk gezegd weet ik niet eens wat er allemaal instaat. Toets command-spatiebalk en daarna f voor Firefox, m voor Mail, ol voor Outlook, ad voor Adium (voor MSN en Gtalk op OSX) maar ook ’san’ voor Sander Janssen’s contactgegevens of ‘bela’ voor je map met alle belastingaangiftes.

Firefox kan ook zoiets. Door aan een bookmark een “keyword” te koppelen, kun je simpelweg dat keyword intikken in de adresbalk om de website op te starten. ‘usa’ voor mijn weblog, ‘ga’ voor Google AdWords, ‘gan’ voor Google Analytics, ‘rabo’ voor internetbankieren en ga zo maar door. Dit spaart veel tijd en vooral vermoeidende armbewegingen. Ik kies altijd voor een extra investering in tijd om iets te leren of te verbeteren, om dezelfde taak daarna iets sneller te kunnen doen.

3) Geen krant of TV maar Getting Things Done en weblogs over                     
    productiviteit
TV heb ik jaren geleden afgezworen en ook krantenabonnementen komen er niet meer in. Voor mij betekenen ze een loden last: je gaat ze teveel gebruiken, en die krant moet toch helemaal uit ookal is ‘ie niet echt interessant.

Mijn leesvoer bestaat, naast alles op professioneel vlak over marketing, ook uit blogs over productiviteit en “lifehacking”. 43 folders, Lifehacker, Lifehacking.nl en Steve Pavlina zijn mijn favorieten. Daarnaast ben ik fervent aanhanger van de Getting Things Done (GTD) methode. Daarvoor gebruik ik de applicatie Things.

4) Geen Microsoft office, kantoor en telefoon maar Google Docs, Zoho, Basecamp en Skype

Met mijn overstap naar Apple heb ik ook Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) afgezworen. Behalve duur zijn deze programma’s voor de meeste taken te zwaar en daardoor relatief traag en ingewikkeld. Ook is het moeilijk samenwerken door alle verschillende versies en zijn er tegenwoordig steeds meer mensen die een ander systeem dan Windows gebruiken en daardoor niet met jouw bestanden kunnen werken.

Mijn alternatieven zijn met name Google Docs (voor Word) en Zoho Spreadsheets (voor Excel).Google Spreadsheets is lang niet zo goed als die van Zoho helaas, maar de samenwerkingsmogelijkheden bij Google zijn wel erg goed geregeld. Bij Eduhub werken we samen met een vast team van 3 en daarnaast gemiddeld 4 freelancers. Elk document wat we gebruiken wordt op Google Docs of Zoho geplaatst.

Verder werken we samen in Basecamp, een online projectmanagement tool. Daarin houden we planningen en deadlines bij, en discussieren we over onze projecten.In plaats van de telefoon gebruiken we vooral Skype, want een gezamenlijk kantoor hebben we niet. Dat scheelt telefoonkosten en vooral reistijd, en zorgt ervoor dat mensen op hun eigen tijden kunnen werken in een omgeving die ze zelf inrichten.

Ruben Timmerman is initiatiefnemer van Eduhub, een vergelijkingssite voor trainingen en opleidingen. Daaronder ook veel  trainingen voor persoonlijke ontwikkeling.

Vandaag de slimme workhacks van Eduard De Wilde, zelfstandig consultant BrickmeetsByte B.V. en auteur van de weblog www.brickmeetsbyte.com. Zijn weblog staat momenteel op de 11e plek in de Marcom weblog top 100 (www.marketingfacts.nl/marcom100).

Tool 1: www.nozbe.com 

Een zeer handige werkplanner die is ingericht volgens de principes van Getting Things First. Een stuk overzichtelijker dan een normale to-do list. Bovendien kan je makkelijk ideeën onderweg ernaar toe mailen en daarna onder de juiste projecten filen. Ik draai elke dag mijn Next Actions list uit voor die dag en als ik die af heb is mijn dag ook af!

Tool 2: The 4 hour workweek. een boek van Thimoty Ferris
The 4 hour workweek is een behoorlijk hilarisch boek dat je manier van denken over je merk volledig op zijn kop kan zetten.

Spreekt dit je aan kijk dan ook zeker een keer op zijn blog: www.fourhourworkweek.com/blog

Tool 3: Brickwork India www.b2kcorp.com
Mijn virtual assistant in India. Die doet voor mij desk research. Is even wennen, maar leveren zeer goede kwaliteit!